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2021-03-25 17:07

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【キーマンに取材】『Tayori』を活用したPR TIMES流のオンラインコミュニケーションとは?

株式会社PR TIMESは企業とメディア、そして生活者をニュースでつなぐプラットフォーム「PR TIMES」を中心に、「行動者発の情報が、人の心を揺さぶる時代へ」をミッションに、PR/コミュニケーション領域で様々な事業を展開しています。ユーザー数を順調に伸ばし、昨年12月に4万アカウントを突破したカスタマーサポートツールが、『Tayori』です。『Tayori』は様々な用途で活用でき顧客とのコミュニケーションだけでなく、社内のコミュニケーションツールとしても活用することができます。今回はコミュニケーションのプロに『Tayori』の活用方法や社内のコミュニケーションを活性化させる取り組みについてお話を伺いました。

インタビュイー

株式会社PR TIMES
経営管理本部/労務総務チーム
仲村 亜紀氏

大学卒業後、学習塾に講師として就職。その後、公立中学校の数学教師を15年間務める。2018年に株式会社PR TIMESに入社。経営管理本部労務総務チームにて、インナーコニュニケーションに関する業務を中心に担当。

-本日はよろしくお願い致します。まず初めに仲村さんがPR TIMES社で働くに至るまでの流れを教えてください。-

前職のころ体調を崩してしまい退職を余儀なくされる状況にありました。その時は集中しすぎてしまったり、周りが見えなくなってしまったので、一度他の業界もみてみようと思い、経験のない業界への転職を決意し、転職活動をしていたところPR TIMES社と出会いました。教師の時には生徒、保護者、地域の人々と様々な方とコミュニケーションを取ることも多く、得意としていたコミュニケーションを軸とする総務担当を務めることになりました。社内コミュニケーションを取る中でも、『Tayori』の利用頻度は高いと思います。

-『Tayori』とはどのようなサービスになりますか?-


『Tayori』は、情報が飽和する現代において、情報を整理し、コミュニケーションをより円滑にすることを目的とした、カスタマーサポートツールです。アカウント数は2020年12月に4万アカウントに到達しています。「フォーム」「FAQ」「チャット」「アンケート」4つの基本的な機能を展開するほか、フォームと「FAQ」の連携など、より充実した情報整理をサポートする機能も揃えています。デバイスごとに最適化したユーザーインターフェースと、現場担当者が使いやすく、導入のしやすいシンプルな仕様で、業務におけるあらゆる情報整理をサポートすることができます。

-『Tayori』はカスタマーサポートツールとして機能が基本だと思いますが、社内コミュニケーションに活用できると伺いました。どのような機能があるのでしょうか?-

ユーザーの方に使ってもらいながら意外な使い方を発見して頂き、今ではそれをお客様にご案内することもあります。例えば、「FAQ」の機能を社内外で利用するケースがあります。この機能を活用することで、働く環境に対応したシームレスな場を作っていくことができるんです。

-具体的にはどのような環境なのでしょうか?-

例えばオフィスの「開錠・施錠」「ゴミ出し」「内線の連絡方法」などあらゆるものを弊社では「FAQ」にまとめて社員に共有しています。なので、総務が不在の時や確認ができない時でもすぐにやり方が分かる体制を作っています。このような「FAQ」の項目を少しずつ増やしていくことで、多様な働き方に対応したシームレスな労働環境を実現しています。

-2016年から社内の働く環境の整備に注力をしていらっしゃるかと思います。何かきっかけはありましたか?-

弊社が掲げている’’Value’’が大きく関わっていると思います。弊社のValueでは①Act now Think big,②Open and Flat for Breakthrough,③One`s Commitment Pubulic firstを掲げています。その中の②Open and Flat  for Breakthroughの中のキーワードであるOpen and Flatは、いい横のつながりをつくるという目的が込められています。2016年当初はまだValueも制定前ではありましたが、ちょうどコミュニケーションをキーワードとして注目している時期でもありました。そのような背景もある中で、2016年に新しくできたオフィスでは『開放感がある』『執務スペースを区切らない』などの機能をもったオフィスがデザインされました。

-そのような経緯があったのですね。オフィスの新設のタイミングで社員交流を目的とした『TIMES GArDEN(以下GArDEN)』という取り組みをされているかと思います。こちらはどのようなお取り組みなのでしょうか?-

カフェスペース『TIMES GArDEN』は、2016年のオフィス移転をきっかけに、社内コミュニケーションの活性化を目的として設けられたスペースです。人が集まる空間作ることを目的に、そこで集まって普段業務で関わらない者同士の会話を生み出すカフェスペースを考案し、できたスペースになります。

-『TIMES GArDEN』では他にどのようなイベントされているのですか?-

「GArDENランチ」という月2回ほど行う社員同士のランチ会を行なっています。「GArDENランチ」では参加者がグループに分かれ、会話をするとことでコミュニケーションのきっかけを生み出す仕組みを取り入れてやっていましたが、最近は集まって開催するのが難しいので、オンライン化しています。仕組みは同じで、前半は全体で集まって新入社員の他己紹介を行い、後半はグループごとに分かれて行っています。参加者も徐々に増えているように思います。

-仲村さんは社員総会でもプロジェクトを担当されたと聞きました。どんな企画を担当されたのですか?

2018年の上期総会から、6回にわたり担当しています。総会は原則全員参加としており、特に前回開催時の2020年10月は、コロナ禍でオフラインとオンラインのハイブリッド開催となり、参加者の当事者意識をいかに生み出すかを思案しました。そこで、当日オンラインでの参加となる方には、『Tayori』を活用して事前申し込みを行い、自分で頼めば自宅に食事が送られてくるなどの体制を整えました。弊社では、コロナ禍以前より、在宅勤務をされている方もおり、現地開催が基本だったこれまででは、中々参加できなかった方からも、「自分も参加できる環境ができてうれしかった」などのうれしい感想ももらいました。

-これから社内で交流イベントの企画を検討されている方に向けて何かアドバイスがあれば教えてください。-

先ほど申した通り、社員総会は全員参加を原則としています。いかに自分事化してもらい、総会プロジェクトメンバーだけでなく、全員で会を作っていくという意識になってもらうための施策を考えました。まず、何のためにこの社員総会を行うのか、丁寧に説明を続けました。弊社の社員総会は、ただみんなでワイワイ喋って仲良くなろう、というものではなく、半期を振り返り、良い成果を出した人を表彰するという目的がありました。だからこそ、それを見ていただきたいと、普段お世話になっているパートナーや株主なども招待しています。そして、参加者の当事者意識を高めることができたと感じる取り組みに、前回行ったサンクスカードという施策があります。「○○さん、いつもスピーディー対応してくれてありがとう」など、普段何気ないことでも感謝を伝えたい人に匿名でメッセージを書き、カードで思いを伝える。サンクスカードにより自分が書いた感謝の気持ちを相手に伝えられる。また、自分宛のメッセージも当然見たいですよね。社員総会の中の一施策でしたが、会に自分が関係していると思えるとても良い取り組みだったと思っています。何を目的にした会であるかをしっかりと丁寧に周知することと、参加する人達をただの参加者でなく、当事者意識を持ってもらう工夫を考えてみるのが社員を巻き込むポイントになると思います。

編集後記:

働きやすい環境を実現するために仲村さんの思いにがとても印象強かったです。従業員が働きやすい環境が実現されている指標としてエンゲージメントの調査は主流になっていますが、働いている人の目線に立つ発想と強い熱量を持ち、『Tayori』に向き合っている方達がいることで、カスタマサポートツールに留まらず、社内のコミュニーションツールとして、発展していったのかと思います。
コミュニーケーションツールは多様化していることで、情報が埋もれがちになっている企業もあるのではないでしょうか。僭越ながら今後の動向にも注目させて頂きます。

この度は取材にご協力頂きありがとうございました。

ビズヨガでは、健康経営推進や福利厚生の一環として、従業員の健康増進に積極的に取り組まれている企業様に無料で取材を行わせていただいております。
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